10 elementów udanej video rozmowy

Wybuch pandemii Covid-19 okazał się dosłownym rozkwitem działalności dla dostawców rozwiązań umożliwiających video rozmowy lub konferencje. W związku z tym większość przedstawicieli handlowych musiało zmienić swoje dotychczasowe działania i zastąpić tradycyjne sale konferencyjne pokojami na Zoom'ie lub MC Teams. Dlatego, by móc osiągać ponadprzeciętne wyniki sprzedaży i efektywnie prowadzić rozmowy z potencjalnymi klientami przedstawiamy Ci w tym wpisie 10 elementów o jakie musi zadbać każdy organizator spotkania online.


1. Zaproponuj treściwą i konkretną agendę spotkania.

  • Powinna być spójna z dotychczasowym tematem przewodnim, a wręcz jego rozwinięciem. Gdy określimy ile czasu przeznaczamy na każdy punkt i całe spotkanie, to odbiorca zauważy, dodatkowo ważne jest określenie kroku jaki ma nastąpić po rozmowie.

  • Ustal oczekiwania dotyczące wideo.

W notce zaproszenia w kalendarzu zawrzyj informację, że będzie to rozmowa wideo i zaproponuj sprawdzone oprogramowanie do prowadzenia video rozmowy. Dzięki temu również Twoi rozmówcy będą mogli przygotować swój sprzęt jak i tło by uniknąć niepożądanych komplikacji w trakcie rozmowy.

2. Sprawdź:

  • sprzęt

- poprawnie działający mikrofon i głośniki (najlepiej słuchawki z mikrofonem)

- podłączenie urządzenia do zasilania

- swoje połączenie z Internetem

  • oprogramowanie

- poprzez które masz się połączyć (Google Hangout, Zoom itp).

- przeglądarka

- porządek i odpowiednie przygotowanie zakładek

  • przestrzeń

- upewnij się, że przestrzeń w której prowadzić będziesz rozmowę nie będzie narażona na hałasy lub próby odwrócenia twojej uwagi.


Zazwyczaj rozmowy video bardziej obiążają łącza internetowe. Upewnij się, że jest ono odpowiednio szybkie, aby uniknąć negatywnych doświadczeń ze strony osoby, z którą rozmawiasz. To samo tyczy się urządzeń (procesory i baterie).


3. Unikaj tylnego światła.


Upewnij się, że światło za Tobą nie zaburza widoczności twojej twarzy nie powoduje zbędnych cieni.


4. Co znajduje się na Twoim tle?


Zadbaj o porządek tła. Usuń zbędne elementy, które mogłyby odciągać uwagę Twojego rozmówcy.


5. Rozpocznij rozmowę odpowiednio wcześniej.


Połącz się odpowiednio wcześniej, aby upewnić się, że twój sygnał video i dźwięk są odpowiednio skonfigurowane.


6. Umieszczenie kamery.


Umieść kamerę na poziomie oczu. Chcesz nawiązać rozmowę, która jest zbliżona do spotkania “na żywo” a nie zastanawiać się, czy umieściłeś kamerę zbyt wysoko lub nisko i rozpraszać odbiorcy.


7. Utrzymuj kontakt wzrokowy.


Pamiętaj, aby kierować swój wzrok w kierunku kamery a nie monitoru. W ten sposób sygnalizujesz rozmówcy swoje zaangażowanie i uwagę drugą stroną co wpływa pozytywnie na komunikację pozawerbalną.


8. Uśmiech


Zachowaj przyjazny i otwarty wyraz twarzy. Twój rozmówca będzie naturalnie zwracał uwagę na Twoją ekspresję i reakcje.


9. Wyciszenie mikrofonu


Podczas gdy nie udzielasz głosu - pozwoli na uniknięcie dzielenia się z odbiorcą niechcianymi dźwiękami (kaszel, kichnięcie czy picie wody). Skróty klawiaturowe pomagają w aktywowaniu i dezaktywowaniu mikrofonu.


10. Odzwierciedlaj swojego rozmówcę.


Jest to coś, czego nie można zrobić bez włączonej kamery internetowej. Dowiedzione, że odzwierciedlając niektóre z subtelnych zachowań naszych rozmówców budowana jest silniejszą więź.


PODSUMOWANIE:


Zwiększ wskaźnik udanych rozmów dzięki upewnieniu się, że podążacie za określonym planem i wraz z rozmówcą widzicie się. Pamiętaj zawsze połącz się pierwszy przed oficjalnym startem rozmowy, aby sprawdzić poprawność działania sprzętu jak i porządku tła z Tobą.


Jeśli chcesz zachęcić do włączenia kamery (nie każdy może czuć się komfortowo z włączoną kamerą) to rozważ skorzystanie z tych 3 pytań. Jeśli jednak rozmówcy odmówi, to zaakceptuj to i przejdź do agendy spotkania bez wywierania na nim niepotrzebnej presji.


  1. Czy podczas rozmowy będziesz używał/a kamery?

  2. Czujesz się komfortowo rozmawiając przy włączonej kamerze?

  3. Czy miejsce, w którym się znajdujesz pozwala Ci na rozmowę przy włączonej kamerze?

Podziel się z nami doświadczeniami związanymi z metodami, które uważasz, że znacząco ułatwiają Ci prowadzenie rozmów, lub które z wymienionych punktów są dla Ciebie największym zaskoczeniem?

OSTATNIE WPISY