10 elementów udanej video rozmowy

Wybuch pandemii Covid-19 okazał się dla większości nieoczkiwaną i nagłą potrzebą odnalezienia w nowej rzeczywistości - pracy zdalnej. Do zachowania zbliżonych do naturalnych kontaktów międzyludzkich interakcji pomogły video rozmowy konferencje. W związku z tym także większość przedstawicieli handlowych musiało zmienić swoje dotychczasowe działania i zastąpić tradycyjne sale konferencyjne pokojami w wirtualnych aplikacjach do rozmów i interakcji video. Dlatego, by móc osiągać zadowalające wyniki w pracy (sprzedaży) i efektywnie prowadzić rozmowy z potencjalnymi klientami przedstawiamy Ci w tym wpisie 10 elementów jakie staramy się dbać jako organizator i uczestnik spotkania online.

1. Zaproponuj treściwą i konkretną agendę spotkania (postaraj się podać argumenty dlaczeo powinna to być synchroniczna rozmowa, a nie np. wymiana wiadomości e-mail).

1. Agenda powinna być spójna z dotychczasowym tematem przewodnim, a wręcz jego rozwinięciem. Określenie ilości czasu jaki zamierzamy przeznaczyć na każdy punkt i całe spotkanie da odbiorcy poczucie dobrze zaplanowanego czasu i prawdopodobieństwo spożytkowania go zgodnie z oczekiwaniami obu stron. Ważne jest określenie kroku jaki ma nastąpić po rozmowie i kto jest odpowiedzialny za jego realizację.

2. Ustal jeszcze przed spotkaniem konkretnie sposób połączenia wideo (oprogramowanie, dostępy, jaki pokój) i miej przygotowaną alternatywę na wypadek awarii narzędzie z którego zamierzasz skorzystać.

W notce zaproszenia w kalendarzu zawrzyj informację, że będzie to rozmowa wideo i zaproponuj sprawdzone oprogramowanie do prowadzenia video rozmowy. Dzięki temu również Twoi rozmówcy będą mogli przygotować swój sprzęt jak i tło by uniknąć niepożądanych komplikacji w trakcie rozmowy.

2. Sprawdź

a. sprzęt

• poprawnie działający mikrofon i głośniki (najlepiej słuchawki z mikrofonem)

• podłączenie urządzenia do zasilania

• odpowiednią przepustowość i stabilność swojego połączenia z internetem (pomocne może okazać się https://www.speedtest.net/)

b. oprogramowanie

• poprzez które masz się połączyć (Google Hangout, Zoom itp)

• przeglądarka

• porządek i odpowiednie przygotowanie zakładek (przepełniona pamięć podręczna może wpłynąć negatywnie na płynność przebiegu spotkania)

• przestrzeń w której prowadzić będziesz rozmowę nie będzie narażona na hałasy lub próby odwrócenia twojej uwagi.

Zazwyczaj rozmowy video bardziej obiążają łącza internetowe. Upewnij się, że jest ono odpowiednio szybkie, aby uniknąć negatywnych doświadczeń ze strony osoby, z którą rozmawiasz. To samo tyczy się urządzeń (procesory i baterie).

3. Unikaj tylnego światła.

Upewnij się, że światło za Tobą nie zaburza widoczności twojej twarzy nie powoduje zbędnych cieni.

4. Co znajduje się na Twoim tle?

Zadbaj o porządek tła. Usuń zbędne elementy, które mogłyby odciągać uwagę Twojego rozmówcy.

5. Rozpocznij rozmowę odpowiednio wcześniej.

Połącz się odpowiednio wcześniej, aby upewnić się, że twój sygnał video i dźwięk są odpowiednio skonfigurowane.

6. Umieszczenie kamery.

Umieść kamerę na poziomie oczu. Chcesz nawiązać rozmowę, która jest zbliżona do spotkania “na żywo” a nie zastanawiać się, czy umieściłeś kamerę zbyt wysoko lub nisko i rozpraszać odbiorcy.

7. Utrzymuj kontakt wzrokowy.

Pamiętaj, aby kierować swój wzrok w kierunku kamery a nie monitoru. W ten sposób sygnalizujesz rozmówcy swoje zaangażowanie i uwagę drugą stroną co wpływa pozytywnie na komunikację pozawerbalną.Zachowaj przyjazny i otwarty wyraz twarzy. Twój rozmówca będzie naturalnie zwracał uwagę na Twoją ekspresję i reakcje

8. Uśmiech

Zachowaj przyjazny i otwarty wyraz twarzy. Twój rozmówca będzie naturalnie zwracał uwagę na Twoją ekspresję i reakcje.

9. Wyciszenie mikrofonu

Podczas gdy nie udzielasz głosu - pozwoli na uniknięcie dzielenia się z odbiorcą niechcianymi dźwiękami (kaszel, kichnięcie czy picie wody). Skróty klawiaturowe pomagają w aktywowaniu i dezaktywowaniu mikrofonu.

10. Odzwierciedlaj swojego rozmówcę.

Jest to coś, czego nie można zrobić bez włączonej kamery internetowej. Dowiedzione, że odzwierciedlając niektóre z subtelnych zachowań naszych rozmówców budowana jest silniejszą więź.

PODSUMOWANIE:

Zwiększ ilość udanych rozmów dzięki upewnieniu się, że udaje się osiągać zamierzone cele przez podążanie określonym planem i wraz z rozmówcą dobrze komunikujecie się werbalnie i pozawerbalnie. Pamiętaj zawsze połącz się pierwszy przed oficjalnym startem rozmowy, aby sprawdzić poprawność działania sprzętu jak i porządku tła z Tobą.

Jeśli chcesz zachęcić do włączenia kamery (nie każdy może czuć się komfortowo z włączoną kamerą) to rozważ skorzystanie z tych 3 pytań. Jeśli jednak rozmówcy odmówi, to zaakceptuj to i przejdź do agendy spotkania bez wywierania na nim niepotrzebnej presji.

• Czy podczas rozmowy będziesz używał/a kamery?

• Czujesz się komfortowo rozmawiając przy włączonej kamerze?

• Czy miejsce, w którym się znajdujesz pozwala Ci na rozmowę przy włączonej kamerze?

Podziel się z nami doświadczeniami związanymi z metodami, które uważasz, że znacząco ułatwiają Ci prowadzenie rozmów, lub które z wymienionych punktów są dla Ciebie najbardziej pomocne?